What is going on with this article?   チェックアウトされたバージョンを破棄した場合、バージョンは作成されません。, バージョンで間違いが見つかった場合などは、ファイルの単一のバージョンを削除することができます。そのバージョンがバージョン履歴から削除されます。ただし、実際のファイルを削除すると、そのすべてのバージョンが削除されます。既定では、削除されたバージョンはごみ箱に送られ、完全に削除されるまでは復元可能です。組織によって削除の方法が異なる場合もあります。, 重要  保存するバージョンの数が組織によって制限されている場合、制限値に達すると、最も古いバージョンが完全に削除されます。これらのバージョンはごみ箱には送られません。, 組織のニーズに応じて、メジャー バージョンのみを管理する簡易バージョン管理をライブラリに設定するか、またはライブラリがメジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を管理するように設定できます。グループ内のユーザーが複数の改訂を使用する機会があまりない場合は、簡易バージョン管理を指定します。複数のユーザーがファイルを使用し、通常複数のバージョンが作成される場合は、メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を管理するように指定します。, 2 種類のバージョンを利用することで、コンテンツをより良い方法で管理できます。コンテンツを操作するユーザーがファイルの現在の状態を把握することができます。メジャー バージョンは通常、より大きなグループによって表示およびレビューが行われる準備ができたものであり、マイナー バージョンはまだ作業途中の下書きです。, 両方の種類のバージョンを管理すると、バージョン履歴の重要性が高まります。メジャー バージョンは、ファイルがレビューのために送信されたり他のユーザーに配布されたりするなどの、ファイル作成におけるマイルストーンを表していると言えます。マイナー バージョンは一般的に、コンテンツをまだ書いている途中で保存またはチェックインされたバージョン、または小さなエラーが修正されたバージョンのような、日常的な増分として使用されます。ファイルのバージョン履歴を見る場合には、ファイルの作成段階を特定でき、履歴を参照しやすいメジャー バージョンが便利です。, メジャー バージョンとマイナー バージョンを管理するとき、バージョンをメジャー バージョンに指定しない限り、既定ではマイナー バージョンとして保存されます。ファイルを保存して閉じると、バージョンはマイナー バージョンとして管理されます。ファイルをメジャー バージョンにするには、まずファイルを発行する必要があります。ライブラリのドロップダウン コマンドを使用してファイルを発行できます。Microsoft Window SharePoint Services と互換性のあるプログラムでは、プログラムのコマンドを使用できる場合もあります。既定では、各メジャー バージョンは最大 511 の下書き (マイナー バージョン) を含むことができますが、サイトの管理者や所有者によってバージョン数がさらに制限されていることもあります。, バージョンを削除する権限がある場合、マイナー バージョンを別のマイナー バージョンで上書きできます。以前のバージョンに間違いがあるため維持する必要がないときなどは、そのバージョンを上書きします。メジャー バージョンを発行した後でファイルに間違いが見つかった場合、バージョンを非公開にすると再度マイナー バージョンに戻ります。, ファイルをチェックアウトしてから作業する場合、チェックインするバージョンの種類を指定することができます。ファイルをチェックインするときにメジャー バージョンとして指定する場合、ファイルを発行する必要はありません。, バージョンには作成時に番号が付けられます。簡易バージョン管理が有効になっているリストやライブラリでは、バージョン 1 は最初に作成またはアップロードされたバージョンであり、バージョン番号はバージョン 2、バージョン 3、という具合の整数になります。, メジャー バージョンとマイナー バージョンを管理する場合、メジャー バージョンは整数であり、マイナー バージョンは小数です。0.1 はファイルの最初のマイナー バージョンで、1.3 は 1 回発行されたファイルの 3 番目のマイナー バージョンです。2.0 は発行済みのファイルの 2 番目のメジャー バージョンです。, 現在発行されているメジャー バージョンが強調表示されます。バージョン番号は整数です。, リストまたはライブラリで、ファイルやリスト アイテムのバージョン番号を示す [バージョン] 列を表示できます。これは情報が頻繁に変更される場合に便利な機能です。ビューの操作の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。, メジャーおよびマイナー バージョンの管理は、リストとライブラリのコンテンツの承認と統合します。, コンテンツの承認が必要な場合、リスト アイテムまたはファイルは、承認の権限を持つユーザーによって承認または却下されるまで、下書きまたは承認待ちの状態になります。アイテムまたはファイルは承認されると、リストまたはライブラリで [承認済み] 状態が割り当てられ、リストまたはライブラリを表示する権限があるユーザーに表示されます。アイテムまたはファイルが却下されると、承認待ちの状態になり、下書きを表示する権限を持つユーザーにのみ表示されます。, コンテンツの承認が必要なライブラリでメジャー バージョンとマイナー バージョンの管理を有効にする場合、組織内でワークフローが作成されていれば、ワークフローを追加することもできます。ワークフローでは、レビュー、承認など、ファイルがビジネス プロセスの中をどのように進むのかを制御できます。ワークフローを使用して、メジャー バージョンがチェックインされるときの承認プロセスを管理できます。, 既定では、メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を管理するライブラリでは、まずファイルを発行しなければそのメジャー バージョンは作成されません。マイナー バージョンは作業途中の下書きと見なされます。したがって、承認待ち状態のアイテムとしては表示されません。, たとえば、旅行代理店がドキュメント ライブラリを使ってファイルを管理するケースを考えてみます。チーム メンバが新しい企画書を作成し、そのファイルのマイナー バージョンを管理するとします。特定のバージョンに間違いが見つかった場合は、以前のバージョンを復元できます。企画書が完成したら、メジャー バージョンを作成して法務部門や上長に承認を依頼し、発行することになります。ファイルが承認された段階で、他の社員がそのファイルを閲覧できるようになります。, 承認待ち状態のアイテムまたはファイルは、既定では、その作成者およびアイテムを承認する権限を持つユーザーにのみ表示されますが、他のユーザー グループがそれらを表示できるかどうかを指定することができます。, コンテンツの承認が必要な場合、コンテンツを閲覧する権限はあるが下書きを表示する権限のないユーザーは、リスト アイテムまたはファイルの最後に承認されたバージョン、あるいはメジャー バージョンを閲覧できます。ライブラリでメジャー バージョンとマイナー バージョンが管理されている場合で、メジャー バージョンがまだ発行されていないときは、下書きを表示する権限のないユーザーはファイルを閲覧できません。, ファイルのチェックアウトではバージョン管理を利用します。ファイルをチェックアウトする場合、バージョンはファイルを再度チェックインするときにのみ作成されます。そのため、バージョンをいつ作成するかを特に指定することができます。チェックアウトが不要の場合、ファイルを最初に保存するときにバージョンが作成され、ファイルを閉じるとこのバージョンが更新されます。ファイルを再度開いて保存すると、別のバージョンが作成されます。状況によっては、会議に出席するため、ファイルの変更が終わる前にファイルを閉じる必要がある場合など、複数のバージョンを作成するつもりがなくても作成されることがあります。, チェックアウトが必要な場合は、まずファイルをチェックアウトしてからでなければ、ファイルの追加、変更、またはプロパティの変更はできません。ファイルをチェックインするときに、ファイルに行った変更についてのコメントを追加するように求められます。コメントはバージョン履歴の重要性を高めるために役立ちます。, リスト アイテムまたはファイルが最初に作成されるとき、あるいはファイルがアップロードされるとき。. (例: サーバー上の共有フォルダーにある Word 文書を複数人で編集している など)   共有の停止  「既存テキストへの変更履歴の追加」を on にします。ちなみに、アイテムのバージョン履歴が on でないと、これを指定できません。 これでリスト側の準備は完了です。 次は、SharePoint Designer で、このリストにWFを設定します。 2017年11月頃にいくつか議論があったのを確認できたのですが、SharePointモダンサイト上にコメント入力用の欄が表示されるようになっていました。 【下部にコメント欄が】 このコメント欄、適当に文字を入力してページにコメントを付与することができるようです。 By following users and tags, you can catch up information on technical fields that you are interested in as a whole, By "stocking" the articles you like, you can search right away. 執筆時点では、英語のみしか対応していないとのことで、まだまだの機能ですが、こうした部分でもAI機能が使われており、今後もどんどん便利になっていく予定だそうです。. ファイル名にマウスオンして右クリックからも削除できます。好みの方でやってください。, 削除されたファイルは、左側メニューのごみ箱に移動しています。 ック表示を終了, アンケート Excelエクスポート項目 変更, ドキュメントライブラリ(Preview), ライブラリ ドラッグ&ドロップ, 誰でもできる! のいずれかを行うことが出来ます。, これまで説明した通り、SharePointでファイルと開くと、通常は共同編集モードになります。 そうであれば、編集した内容を保存した時に、ファイルから個人情報が削除されているため 「作成者」 となって表示されるといった可能性があるかもしれません。 © PFU LIMITED 2015, Microsoft、Windows、SharePoint、Excel、Word、PowerPoint、Outlookは、米国Microsoft Corporationの、米国、日本およびその他の国における登録商標または商標です。 この方法でもうまくいかないということであれば、どのような環境で Word 文書を共有しているのかががわかると手がかりにつながる情報が得られるかもしれませんので、追加で書き込むと良いと思います。 クリックするとコピーされているので、貼り付け利用できます。, Teamsメンバー以外とフォルダやファイルを共有したいときは、フォルダまたはファイルを選択して、右クリック or 上部メニューで共有をクリックしてください。, リンクの送信画面が出るので、メールアドレス or 名前を入力して送信をクリックすれば、相手にメールが送信され、ファイル共有されます。これはOneDriveでも同じ操作です。, この共有機能には、他にも以下の特徴やオプションがあるので、目的に応じて利用してください。, 共有機能はたいへん便利ですが、誰と共有したかわからなくなってしまうと、後の情報管理で支障をきたしかねないので気を付けましょう。 Webパーツが 41あるからといって...すべてを使って理解するのは 大変なので、SharePoint Onlineがはじめての方や モダンUIに慣れていない方は、まず 『よく使う モダン表示 Webパーツ TOP10』から 覚えていくとよろしいかと。   ファイルのチェックアウトが必要な場合は、まずファイルをチェックインして、その最初のバージョンを作成する必要があります。, メモ  今回は、任意のチャネルにファイルをアップロードしてみましょう。, または、画面上部の横メニューバーでアップロードを選びます。この場合、ファイルかフォルダいずれかを選ぶことが出来ます。, ファイルの削除は、ファイル名左横の丸ボタンを選択してから上部のメニューバーで削除をクリックします。 ここで、通知先・通知の対象(新規追加 or 既存の変更 or 削除 or すべて)・ 通知のタイミング(すぐ or 一日一回など)といったオプションを選ぶことが出来ます。, おすすめの使い方は、フォルダに対して、新しいアイテムの追加時に、通知するといった設定です。これで、かんたんな自動監視が実現できます。, なお、設定した通知を削除したいときは、上部メニューの3点ボタンから、個人用通知の管理を選び、通知設定を変更・削除することが可能です。, 次はおまけですが、ファイル情報 です。 事前承認の決定を従業員に電子メールで送信します。Emails the pre-approval decision to the employee. さらに、このファイルをTeamsで開けば、スレッドでチャットをしながら共同編集も出来ます。, SharePointにアップロードしたファイルは、Teamsメンバーに共有されます。ファイルのリンクを知らせたいときは、リンクのコピーを使いましょう。 © 2016 Infoshare Inc. All rights reserved. SharePoint」で、紙文書・電子データの積極的活用を実現するお手伝いをしています。  アクセス許可の管理 また機能面だけではなく、運用面からも、『プロパティ情報を入力するのは手間がかかるので現実的でない』と言う現場からの抵抗にあうこともあります。, そんな、SharePointを文書管理(活用)システムとして検討する際によく問われる"あるある"と、解決策となり得るヒントをいくつか挙げてみたいと思います。書きだすとキリがないので、ちょっとだけ…。, 最後に、文書管理にセオリーはあっても、正解があるものではありません。また、いかにすばらしいシステムを構築したとしても、使う利用者側が習熟していなかったら活用されずに残念な結果になり得ます。以下に挙げるポイントが、成功させるために大事だと弊社では考えています。, 弊社(株式会社PFU)では、自社で培ったSharePoint&文書管理のノウハウと、SharePoint向けアドオンソリューション「ドキュメントソリューション for すると、アイテムが変更されたときに通知という変更通知の設定画面が出てきます。(ここでのアイテムとはファイルの事です。) Office365導入ガイド, リストテンプレート(ワークフロー削除). Help us understand the problem. 校閲/変更履歴オプション/[すべての変更履歴/コメントで]ビューを”変更履歴”に設定, [変更履歴]ウインドウ:縦長,横長で表示すると,コメントは表示されますが,いずれも「作成者」となる., テンプレートあるいはユーザーごとに設定しなければいけないことがありましたら,ご伝授いただければ幸いです., ​むっく130325 さん、こんにちは。 お世話になります. Word2013の変更履歴機能を使って複数人で校閲をしておりますが, 校閲者の名前・色が同一となってしまい,誰がどの変更あるいはコメントをしたのかが わからない状況にあります. 社内規則により,サインインをしない状態で使っています. SharePointのバージョン管理機能では、文書の編集だけではなく、プロパティを修正しても更新される。 旧バージョンを復元すると、それが最新のバージョンとなる。 ファイル名を変更した場合、バージョン履歴からは過去の名前には復元できない。 4. データのインポートウィザードが出てくるので、特に変更せずOKを押します。, これでファイル一覧がExcel化されました。Excelファイルに名前を付けて保存しておきましょう。試しに名前列のハイパーリンクをクリックしてみましょう。Webブラウザでファイルを開くことが出来ます。, また、データタブ > すべて更新 で新規ファイル追加など、変更がExcelに反映されます。, さらに、フォルダ内のファイルも一行ずつ表示されます。つまり、ファイルが多くなり、フォルダ階層が深くなっても、掘り下げることなく、Excelのフィルター機能ですぐに目的のファイルへたどり着くことが出来るのです。, 次は通知についてです。通知は、ファイル・フォルダに変更等発生したときに、メールで知らせてくれる機能です。 バージョン履歴の画面が出てきます。 さらに、あなたがTeamsの所有者である場合、ごみ箱画面の最下部から第2段階のごみ箱に移動して、ファイルを復元することが可能です。所有者でない方は、所有者に依頼してください。, この第2段階のごみ箱の保持期間も約3か月です。つまり、合わせて約6か月間、誤って消したファイルを復元可能ということです。, 画面表示のアレンジ方法をいくつか紹介します。なお、Teamsのファイルタブでもここに挙げたものと同じ操作が出来ます。, ファイル一覧画面をもっと広く表示させたいときは、画面上部右側の斜め向き矢印アイコン コンテンツの展開 をクリックしてください。トップのロゴ、左側メニューが消え、すっきり見られます。元に戻す場合は、同じ場所のアイコンをクリックしてください。, ファイルの表示形式を、リストではなくタイルにしたい場合は、上部のメニュー右側にある すべてのドキュメント > タイル をクリックしてください。画像ファイルを見るときに便利です。元に戻すときは、同じ場所からリストを選びます。, をクリックします。すると、選択したファイルがピン留めされます。 こうしてチェックアウトしたファイルを更新したら、今度は他のヒトがアクセス出来る状態に戻しましょう。これを、チェックインと呼んでいます。 ShareP… 忙しさにかまけて途中月単位で寄稿できず…もし楽しみにされていた方がいたと思うと申し訳なく反省しております。, 前置きはさておき… このフローは次のようなものです。The flow: 1.  ファイルを選択して右クリック > 開く > アプリで開く 休暇申請を承認センターに追加した後、申請を事前承認者に電子メールで送信します。Adds the vacation request to the approval center and then emails the request to the pre-approver. これで、チェックインが完了し、他のヒトがファイル編集できるようになりました。それでは、このファイルのバージョン履歴を見てみましょう。 弊社のTipsではSharePointでの「ドキュメント検索」をキーワードに、弊社が実際に陥ったトラブル事例に触れながら、仕様や対処・対策について言及してきました。, 検索に関して、実際にお客様とお話しをすると【検索=全文検索(ドキュメント内テキストの検索)】であり、特に紙文書を電子化して登録する際にはOCR(光学文字認識)精度が第一優先事項と認識されている方が多くいらっしゃいます。どちらかと言うと、ファイルサーバ的な利用方法でしょうか。, 管理する文書や利用目的によっては、それで問題なく利用できているケースは多くありますが…, ファイル名や文書内に含まれているであろう文言を推測し、検索をしてみて、ヒットすればラッキー。 例えば図のように、そのファイルの閲覧回数・人数などを見ることが出来ます。 ファイル・フォルダを選んで、右クリックから通知でも良いです。 ​​​​​​​をクリックしてください。 また、複数相手と共有していて、そのうち相手を指定して共有を停止したい場合は、その下に出るユーザー一覧で✖ボタンをクリックしてください。, SharePoint上のファイルは、自動でバージョン保持も行われています。